En janvier 2022, le législateur décide dans un contexte sanitaire encore perturbé de renouveler les mesures d’assouplissement adoptées l’année précédente en vue de faciliter la tenue des assemblées générales et la prise de décision des organes collégiaux de direction des sociétés. Malgré ces mesures, toutes les assemblées générales 2022 ne pourront pas se tenir à distance.
Comment organiser les assemblées générales en 2022 ?
Aux termes de la loi n°2022-46 du 22 janvier 2022, le Gouvernement disposait d’un délai de 3 mois, soit jusqu’au 23 avril 2022, pour prendre par ordonnance toutes les dispositions estimées nécessaires au vu des conditions sanitaires pour simplifier la tenue des assemblées et la prise de décisions des sociétés jusqu’au 31 juillet 2022. L’adoption de telles mesures dérogatoires aurait ainsi permis la réunion de ces assemblées à “huis clos” dans la continuité du dispositif établi par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, en vigueur jusqu’au 30 septembre 2021.
Toutefois, en raison de l’amélioration de la situation sanitaire, le Gouvernement n’a pas jugé utile d’aménager temporairement les conditions de réunion des assemblées et n’a, par conséquent, pas adopté l’ordonnance attendue en ce sens.
Dès lors, l’organisation de toute assemblée générale au cours de ce début d’année 2022, qu’elle soit de nature ordinaire, extraordinaire ou annuelle, doit rester scrupuleusement conforme tant aux dispositions du Code de commerce qu’aux clauses statutaires de la société concernée. Seules les sociétés dont les statuts prévoient déjà un mode de réunion et de vote à distance ont donc la possibilité de tenir leurs assemblées à “huis clos”, de même que celles qui auront procédé à une modification préalable de leurs statuts.
Ainsi, le Code de commerce autorise les sociétés anonymes (SA) non cotées en bourse à inclure dans leurs statuts la possibilité pour les actionnaires de participer aux assemblées générales par le biais de moyens de télécommunication permettant leur identification ou par visioconférence. L’assemblée ne peut toutefois pas délibérer sous une forme dématérialisée en cas d’exercice du droit d’opposition des actionnaires.
Les sociétés par actions simplifiées (SAS) conservent, quant à elles, une grande latitude pour fixer dans leurs statuts les conditions et modalités de prise des décisions collectives. Les SAS peuvent, par conséquent, envisager l’utilisation de différents procédés de consultation des associés à distance.
Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ont également la possibilité d’intégrer dans leurs statuts les dispositifs autorisés par le Code de commerce pour l’organisation d’assemblées générales de façon dématérialisée. À noter, toutefois, que les décisions portant sur l’approbation des comptes annuels et des comptes consolidés de la société imposent la réunion physique des associés.
Un dispositif dérogatoire pour les décisions des organes collégiaux de direction jusqu’au 31 juillet 2022
La loi n°2022-46 du 22 janvier 2022 facilite, par ailleurs, la prise de décisions des organes dirigeants collégiaux et ce, jusqu’au 31 juillet 2022. Ainsi, les membres des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent, quel que soit l’objet des décisions portées à l’ordre du jour, participer aux réunions par conférence téléphonique ou audiovisuelle, dès lors que la technique utilisée permet leur identification et garantit leur participation effective. La loi autorise également les membres des organes dirigeants collégiaux à statuer par voie de consultation écrite.
Ces mesures exceptionnelles s’appliquent à toutes les sociétés, y compris en l’absence de clause statutaire ou de règlement intérieur permettant la mise en place de tels dispositifs et indépendamment de toute disposition contraire des statuts.
De fait, la présence physique des membres des conseils d’administration ou conseils de surveillance des sociétés anonymes n’est, par exception, pas requise pour toutes les réunions tenues avant le 1er août 2022. Les organes dirigeants sont ainsi autorisés à procéder à l’arrêté des comptes sociaux à distance, au moyen notamment de votes en ligne effectués par le biais d’un dispositif électronique sécurisé.
En dehors de ces mesures dérogatoires, rappelons que la possibilité pour les administrateurs de participer à distance aux réunions du conseil d’administration doit être aménagée dans le règlement intérieur de l’organe collégial et dans le respect des éventuelles limites statutaires. Le Code de commerce oblige néanmoins la présence physique des administrateurs lorsque l’ordre du jour de la réunion a trait à une opération de clôture de l’exercice social, ainsi qu’aux comptes annuels ou comptes consolidés.
Le vote électronique est également autorisé aux réunions du conseil de surveillance lorsque son règlement intérieur le prévoit, toujours dans le respect des clauses statutaires qui demeurent libres d’interdire ces dispositifs de dématérialisation pour tout ou partie des sujets de délibérations. De même que pour les séances du conseil d’administration, le Code de commerce refuse l’usage de tels procédés pour certaines réunions, notamment celles portant sur les cautions, avals et garanties octroyés par la société.
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