Pour garantir la validité des factures il est essentiel de les éditer et de les transmettre dans le respect des règles applicables en la matière. Pourtant, l’épidémie de coronavirus est venue perturber le mode de transmission des factures « papier » tandis que les entreprises accumulent les retards de paiement. Quelles sont les conséquences de ces perturbations sur l’archivage et le droit à déduction et comment gérer les impayés dans ce contexte particulier ?
Les moyens autorisés pour la transmission des factures
Chaque vendeur ou prestataire de service doit en principe remettre au client sa facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation. Éditée en deux exemplaires, la facture originale est conservée par l’acheteur.
Alors que les factures établies sous format papier sont adressées aux clients par voie postale ou données en main propre, les factures dématérialisées sont envoyées par voie électronique sous réserve de l’acceptation préalable de leur destinataire. Quelle que soit leur forme, les factures sont soumises aux mêmes mentions obligatoires et tout manquement aux règles de facturation est passible d’une sanction administrative.
En cette période perturbée du fait de l’épidémie de coronavirus, la tentation est donc grande de recourir à l’envoi informatique de ses factures afin de s’assurer de leur réception par les clients. Pourtant, substituer à la facture papier un document PDF adressé par courriel ne suffit pas à constituer une facture électronique. Cette dernière, qui fait l’objet d’une réglementation très stricte, résulte en effet d’une dématérialisation intégrale du processus de facturation, c’est-à-dire de l’émission de la facture jusqu’à sa réception.
Néanmoins, pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire (soit jusqu’au 24 mai 2020, sauf prolongation), la transmission par courrier électronique des factures initialement émises sous forme papier puis numérisées à cet effet est tolérée par l’administration fiscale. Durant cette période, l’envoi par voie postale des factures papier correspondantes n’est pas exigé et leur conservation sous format PDF est autorisée sans remettre en cause l’exercice du droit à déduction de la TVA du destinataire.
L’administration fiscale attend toutefois des assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures « papier » par messagerie électronique qu’ils en garantissent l’authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité au moyen de contrôles établissant une piste d’audit fiable.
A l’issue de la période d’état d’urgence sanitaire, les professionnels concernés devront procéder à l’archivage de ces factures, soit sur support papier en les imprimant, soit sous format PDF selon un dispositif sécurisé conforme aux dispositions en vigueur (cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique, etc.)
Quels réflexes adopter pour faire face aux retards de paiement ?
Les petites entreprises impactées par la crise du Covid-19 peuvent, sous certaines conditions, bénéficier d’un report de paiement de leurs factures d’eau, de gaz et/ou d’électricité sans encourir de pénalités financières ou de frais supplémentaires, ni d’interruption dans leur approvisionnement en eau ou en énergie. De la même manière, certaines TPE et PME peuvent temporairement réclamer un étalement, un report voire une annulation de leurs loyers et charges locatives pour leurs locaux commerciaux ou professionnels.
A l’exception de ces situations spécifiques, les autres créances existantes entre fournisseurs et clients demeurent exigibles durant la période d’urgence sanitaire. Il semble, par ailleurs, que les mesures exceptionnelles du gouvernement soient également sans incidence sur l’exigibilité des intérêts de retard qui leur seraient liés. De fait, même en cette période particulière, les pénalités de retard continuent de s’appliquer de façon automatique, sans nécessiter ni rappel, ni mise en demeure.
Tout client, particulier comme professionnel, qui rencontrerait des difficultés pour régler ses factures a donc intérêt à négocier à l’amiable auprès de son fournisseur de nouveaux délais de paiement ou un échelonnement des versements. La procédure de médiation a notamment pour but d’aider les professionnels à aménager entre eux des accords en ce sens. En effet, s’il est compréhensible que l’arrêt partiel ou total de l’activité d’une entreprise puisse la conduire à un affaiblissent conséquent de sa trésorerie, il est tout aussi prévisible qu’un montant trop important d’impayés puisse mettre à mal un fournisseur et pousse son entreprise à la faillite.
Ainsi, en cas de facture impayée dans les délais convenus (même après négociations), la première étape importante consiste à relancer le client (par courrier, téléphone…). Si ces relances restent sans effet, le fournisseur adressera à son client une mise en demeure de payer. La facture pourra alors être majorée des éventuelles indemnités de retard et, le cas échéant, de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce courrier très formalisé peut être rédigé par le fournisseur lui-même mais, au vu des enjeux actuels, l’intervention d’un avocat peut, à ce stade, convaincre rapidement le client de s’acquitter de sa créance. Si néanmoins ces procédures amiables demeuraient infructueuses, un recouvrement par voie judiciaire pourrait être engagé.
